Finanzen und Abrechnung

In der Regel wird für jede Schule bei ihrem Schulträger ausschließlich für das Jugendbegleiter-Programm ein Schulbudget eingerichtet, das dort auch verwaltet wird. In Abstimmung mit dem Schulträger bewirtschaftet die Schule ihr Budget selbstständig.

Zur Ergänzung der Landesmittel können kommunale Mittel, Sponsorengelder oder in einzelnen Fällen auch Elternbeiträge eingesetzt werden.

 
1. Förderbudgetkategorien

Zum regulären Grundbudget haben die Schulen die Möglichkeit, mithilfe einer Kooperationsvereinbarung, ein zusätzliches Kooperationsbudget zu erhalten. Hierzu benötigt die Schule eine schriftliche Kooperationsvereinbarung mit außerschulischen gemeinnützigen Organisationen, über die dann Jugendbegleiterinnen und Jugendbegleiter entsprechende Angebote machen. Die schriftliche Kooperationsvereinbarung für Jugendbegleiter-Angebote finden Sie im Servicebereich.

Das Förderbudget staffelt sich wie folgt:

Stunden  Kategorie Grundbudget Kooperationsbudget Summe
4-10  A  2.500 €  500 €  3.000 €
11-20  B  4.500 €  500 €  5.000 €
21-40  C  5.000 €  1.000 €  6.000 €
41-60  D  6.000 €  1.500 €  7.500 €
ab 61  E  7.000 €  1.500 €  8.500 €

 

Schulen, die das gesamte Schuljahr mindestens in der Kategorie D (41 bis 60 Stunden) sind, können im darauffolgenden Schuljahr eine Anrechnungsstunde zur Koordination des Programms zur Vergabe erhalten.

Jeweils 20 Prozent des Grundbudgets können für Programmkoordination und Fortbildung einerseits sowie für Sachkosten andererseits verwendet werden.

Schulen, die weniger als vier Stunden pro Woche im Jugendbegleiter-Programm planen, können nicht in das Programm aufgenommen werden.

Falls eine Schule, die bereits im Jugendbegleiter-Programm ist, bei der Rückmeldung am Ende des Schuljahrs für das kommende Schuljahr angibt, weniger als vier Jugendbegleiter-Stunden wöchentlich anzubieten, kommt es zum Ausschluss aus dem Programm.

Zeigt sich im Laufe des Schuljahrs, dass an einer Schule weniger als vier Stunden pro Woche angeboten werden, muss das Jugendbegleiter-Team darüber informiert werden. Die Schule wird daraufhin auf „Stand-by“ gestellt und muss erhaltene Mittel zurückzahlen.

Kann eine Schule in zwei aufeinanderfolgenden Halbjahren nicht mindestens vier Stunden im Rahmen des Jugendbegleiter-Programms anbieten, wird sie vom Programm ausgeschlossen. Erst über eine Neubewerbung kann diese Schule wieder in das Programm einsteigen.

2. Auszahlung des Förderbudgets

Das bewilligte Jahresbudget (Förderbudget) erhalten die Schulen in drei Raten zu den folgenden Terminen (diese können abweichen, falls ein abweichender Auszahlungsmodus in zwei Raten bzw. einer Rate gewählt wurde):

•            Im November (30 %)

•            Im Februar (40 %)

•            Im Mai (30 %): Mit dieser Rate werden auch zwischenzeitlich getätigte Rückzahlungen erneut ausgezahlt.

Alternative Ratenmodelle: Auf Wunsch können auch nur zwei Raten (70 % der Fördersumme im Februar und 30 % im Mai) oder eine Rate (100 % der Fördersumme im Mai) gewählt werden.

 

Die Abrechnung der Fördermittel erfolgt einmal jährlich elektronisch im Juli. Zusätzlich finden im Oktober und im Januar (hier zusammen mit der Evaluation) Stundenabfragen für das erste bzw. zweite Schulhalbjahr statt. Diese Stundenrückmeldungen sind rechtsverbindlich und können zu Reduzierungen der Kategorien und Fördersummen der jeweiligen Halbjahre führen. Eine Erhöhung der Förderkategorie ist im laufenden Schuljahr nicht möglich.

Bitte senden Sie uns für die Abrechnung keine Einzelbelege zu. Es genügt hier die Bestätigung Ihrerseits, dass Sie die erhaltenen Mittel für die angegebenen Zwecke verwendet haben. Allerdings sind Sie verpflichtet, die Originalbelege fünf Jahre lang aufzubewahren und für eine eventuelle Rechnungsprüfung vor Ort jederzeit verfügbar zu halten. Im Servicebereich finden Sie Vorlagen, die Ihnen die Strukturierung Ihrer Beleg und Unterlagen erleichtern.

Die Formulare zur Abrechnung finden die Schulen in unserem Login-Bereich oder zur Ansicht im Rahmenkatalog, der im Downloadbereich zu finden ist.

Wenn Sie bei der Abrechnung einen Eigenbeleg erstellen möchten, können Sie dies mit folgendem Formular tun: Ausgabenbeleg Jugendbegleiter-Programm Sachkosten, der Ihnen ebenfalls im Servicebereich zur Verfügung steht.

Im Downloadbereich finden Sie ebenso Musterformulare für Ihre Abrechnung, die Sie darin unterstützen Ihre Ausgaben im Jugendbegleiter-Programm zu strukturieren. Werden die laufenden Ausgaben im Rahmen des Jugendbegleiter-Programms regelmäßig in die Formulare eintragen, haben Sie fortlaufend einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Budgetmittel im Jugendbegleiter-Programm. Die Nutzung dieser Formulare erleichtert darüber hinaus die im Online-Verfahren zu tätigenden Dateneingaben bei den Zwischen- und Endabrechnungen im Jugendbegleiter-Programm.

Wichtig ist, dass Sie die Grundsätze der Landeshaushaltsordnung Baden-Württemberg beachten. Grundsätzlich gilt: Mittel, die nicht innerhalb von drei Monaten verbraucht werden, sind unmittelbar an die Jugendstiftung zurückzuüberweisen, da sonst Kontokorrentgebühren erhoben werden müssen.

Die Rücküberweisung erfolgt auf das Konto:

Jugendstiftung Baden-Württemberg
BIC: GENODEF1EK1, IBAN: DE57 520604100003691381
Evangelische Bank Kassel
Verwendungszweck: Ihre "Projekt-ID" und als Stichwort „Rückzahlung JuBe“.


Bitte informieren Sie ggf. Ihren Schulträger zur Anweisung der nicht verbrauchten Fördermittel.