Finanzen und Abrechnung

In der Regel wird für jede Schule bei ihrem Schulträger ausschließlich für das Jugendbegleiter-Programm ein Schulbudget eingerichtet, das dort auch verwaltet wird. In Abstimmung mit dem Schulträger bewirtschaftet die Schule ihr Budget selbstständig.

Zur Ergänzung der Landesmittel können kommunale Mittel, Sponsorengelder oder in einzelnen Fällen auch Elternbeiträge für Betreuungsangebote eingesetzt werden.

 

1. Förderbudgetkategorien

Zum regulären Grundbudget haben die Schulen die Möglichkeit, mithilfe einer Kooperationsvereinbarung, ein zusätzliches Kooperationsbudget zu erhalten. Hierzu benötigt die Schule eine schriftliche Kooperationsvereinbarung mit außerschulischen gemeinnützigen Organisationen, über die dann Jugendbegleiterinnen und Jugendbegleiter entsprechende Angebote machen. Die schriftliche Kooperationsvereinbarung für Jugendbegleiter-Angebote finden Sie im Servicebereich.


Das Förderbudget staffelt sich wie folgt:

  • Schulen, die das gesamte Schuljahr mindestens Kategorie D (41 bis 60 Stunden) erreichen, können im darauffolgenden Schuljahr eine Anrechnungsstunde zur Koordination des Programms zur Vergabe erhalten.
  • Jeweils 20 Prozent des Grundbudgets können für Programmkoordination und Fortbildung einerseits sowie für Sachkosten andererseits verwendet werden.
  • Schulen, die weniger als vier Stunden pro Woche im Jugendbegleiter-Programm planen, können nicht in das Programm aufgenommen werden.
  • Falls eine Schule, die bereits im Jugendbegleiter-Programm ist, bei der Rückmeldung am Ende des Schuljahrs für das kommende Schuljahr angibt, weniger als vier Jugendbegleiter-Stunden wöchentlich anzubieten, kommt es zum Ausschluss aus dem Programm.
  • Zeigt sich im Laufe des Schuljahrs, dass an einer Schule weniger als vier Stunden pro Woche angeboten werden, muss das Jugendbegleiter-Team darüber informiert werden. Die Schule wird daraufhin auf „Stand-by“ gestellt und muss erhaltene Mittel zurückzahlen.
  • Kann eine Schule in zwei aufeinanderfolgenden Halbjahren nicht mindestens vier Stunden im Rahmen des Jugendbegleiter-Programms anbieten, wird sie vom Programm ausgeschlossen. Erst über eine Neubewerbung kann diese Schule wieder in das Programm einsteigen.

2. Auszahlung des Förderbudgets

Das bewilligte Jahresbudget (Förderbudget) erhalten die Schulen in Raten zu den unten aufgeführten Terminen. Zur Vereinfachung der Verwaltungsabläufe empfehlen wir Ihnen, die Auszahlung in einer Rate oder in zwei Raten zu beantragen. Bitte beachten SIe, dass laut Landeshaushaltsordnung ausgezahlte Fördermittel innerhalb von drei Monaten verausgabt werden müssen. Andere Varianten genau wie unterjährige Änderungen des Auszahlungsmodus sind nicht möglich. Abweichungen vom Regelfall müssen jedes Programmjahr im Rückmeldebogen neu beantragt werden. Bitte nehmen Sie zur Absprache des Auszahlungsmodus Kontakt mit dem Schulträger auf. 

 

  • 05. November (30 % der Fördersumme)
  • 05. Februar (40 % der Fördersumme)
  • 05. Mai (30 % der Fördersumme)

3. Abrechnung der Fördermittel

Die Abrechnung der Fördermittel erfolgt einmal jährlich elektronisch im Juli. Zusätzlich finden im Oktober und im Januar (hier zusammen mit der Evaluation) Stundenabfragen für das erste bzw. zweite Schulhalbjahr statt. Diese Stundenrückmeldungen sind rechtsverbindlich und können zu Reduzierungen der Kategorien und Fördersummen der jeweiligen Halbjahre führen. Eine Erhöhung der Förderkategorie ist im laufenden Schuljahr nicht möglich.

Bitte senden Sie uns für die elektronische Endabrechnung keine Einzelbelege zu. Es genügt hier die elektronische Bestätigung Ihrerseits, dass Sie die erhaltenen Mittel programmkonform verwendet haben. Allerdings sind Sie verpflichtet, die Originalbelege fünf Jahre lang aufzubewahren und für eine eventuelle Belegprüfung verfügbar zu halten.

 

Drei Online-Abfragen im Jahresverlauf:

Oktober:

  • Stundenabfrage für das erste Schulhalbjahr

Januar:

  • Stundenabfrage für die tatsächlich stattgefundenen Angebote im ersten Schulhalbjahr
  • Stundenabfrage für das zweite Schulhalbjahr
  • Programm-Evaluation

Juli (Endabrechnung):

  • Stundenabfrage für die tatsächlich stattgefundenen Angebote im zweiten Schulhalbjahr
  • Endabrechnung über den Mittelverbrauch im gesamten Schuljahr
  • Rückmeldung für das kommende Schuljahr

Stundenabfrage zu Beginn eines jeden Schulhalbjahres: Was wird stattfinden?

In der Stundenabfrage im Oktober und im Januar geben Sie an, wie viele Jugendbegleiter-Wochenstunden Sie aktuell im ersten bzw. zweiten Schulhalbjahr anbieten und – falls beantragt – ob mindestens ein Angebot mit einem Kooperationspartner zustande kommt. Unterschreitet die Stundenzahl des jeweiligen Schulhalbjahrs die mindestens erforderliche Stundenzahl für Ihr Budget, vollziehen Sie automatisch für das betreffende Schulhalbjahr einen Kategorienwechsel und erhalten für dieses Schulhalbjahr das neu errechnete Förderbudget. Eine Erhöhung der Förderkategorie ist im laufenden Schuljahr nicht möglich. 

Stundenabfrage zum Ende eines Halbjahres: Was hat stattgefunden?

In der Stundenabfrage im Januar und Juli geben Sie an, wie viele Zeitstunden wöchentlicher Jugendbegleiter-Angebote im ersten bzw. zweiten Schulhalbjahr tatsächlich regelmäßig stattgefunden haben. Es wird auch gefragt, ob Sie wie geplant eine Kooperation mit einer gemeinnützigen außerschulischen Organisation für das entsprechende Schulhalbjahr hatten.

Bitte beachten Sie, dass die Stundenzahl des abgerechneten Schulhalbjahrs die mindestens erforderliche Stundenzahl für Ihr Budget erreichen muss. Unterschreitet die Stundenzahl diese mindestens erforderliche Stundenzahl, z. B. weil Ihnen Jugendbegleiterinnen und Jugendbegleiter abgesprungen sind, vollziehen Sie automatisch für das abgerechnete Schulhalbjahr einen Kategorienwechsel und können maximal das neu errechnete Förderbudget abrechnen. 

Endabrechnung im Juli

In der Endabrechnung im Juli rechnen Sie die einzelnen Posten ab. Die Abrechnung der Fördermittel ist vom 01. bis zum 31. Juli möglich. Wollen Sie die Online-Abrechnung bereits Anfang Juli abschließen, berücksichtigen Sie hier bitte noch nicht angefallene Aufwandsentschädigungen und Kosten, die noch bis zum 31. Juli anfallen werden. In Abhängigkeit Ihrer Stundenrückmeldung kann es ggf. zu einer Anpassung Ihres Förderbudgets kommen, wenn Sie einen Kategorienwechsel vollziehen. 

Rückmeldebogen für das nächste Schuljahr

Im Rückmeldebogen der Endabrechnung geben Sie an, wie viele Jugendbegleiter-Wochenstunden Sie für das nächste Schuljahr planen und ob Sie eine Kooperation mit einer außerschulischen gemeinnützigen Organisation anstreben. Auf dieser Basis wird das Förderbudget für das kommende Schuljahr berechnet. Bei der Rückmeldung wählen Sie auch das Ratenmodell für die Auszahlung der Fördergelder im kommenden Schuljahr. Zur Auswahl stehen das 3-Raten, das 2, Raten- und das 1-Ratenmodell. Die Förderbestätigung erhalten Sie dann im September für das neue Schuljahr.

Wichtig ist, dass Sie die Grundsätze der Landeshaushaltsordnung Baden-Württemberg beachten. Grundsätzlich gilt: Mittel, die nicht innerhalb von drei Monaten verbraucht werden, sind unmittelbar an die Jugendstiftung zurückzuüberweisen, da sonst Kontokorrentgebühren erhoben werden müssen.

Die Rücküberweisung erfolgt auf das Konto:

 

Jugendstiftung Baden-Württemberg
BIC: GENODEF1EK1, IBAN: DE57 520604100003691381
Evangelische Bank Kassel
Verwendungszweck: Ihre "Projekt-ID" und als Stichwort „Rückzahlung JuBe“.

 

Bitte informieren Sie ggf. Ihren Schulträger zur Anweisung der nicht verbrauchten Fördermittel.