Finanzen und Abrechnung

In der Regel wird für jede Schule bei ihrem Schulträger ausschließlich für das Jugendbegleiter-Programm ein Schulbudget eingerichtet, das dort auch verwaltet wird. In Abstimmung mit dem Schulträger bewirtschaftet die Schule ihr Budget selbstständig.

Zur Ergänzung der Landesmittel können kommunale Mittel, Sponsorengelder oder in einzelnen Fällen auch Elternbeiträge für Betreuungsangebote eingesetzt werden.

 
1. Förderbudgetkategorien

Zum regulären Grundbudget haben die Schulen die Möglichkeit, mithilfe einer Kooperationsvereinbarung, ein zusätzliches Kooperationsbudget zu erhalten. Hierzu benötigt die Schule eine schriftliche Kooperationsvereinbarung mit außerschulischen gemeinnützigen Organisationen, über die dann Jugendbegleiterinnen und Jugendbegleiter entsprechende Angebote machen. Die schriftliche Kooperationsvereinbarung für Jugendbegleiter-Angebote finden Sie im Servicebereich.

Das Förderbudget staffelt sich wie folgt:

StundenKategorieGrundbudgetKooperationsbudgetSumme
4-10A2.500 €500 €3.000 €
11-20B4.500 €500 €5.000 €
21-40C5.000 €1.000 €6.000 €
41-60D6.000 €1.500 €7.500 €
ab 61E7.000 €1.500 €8.500 €

 

Schulen, die das gesamte Schuljahr mindestens in der Kategorie D (41 bis 60 Stunden) sind, können im darauffolgenden Schuljahr eine Anrechnungsstunde zur Koordination des Programms zur Vergabe erhalten.

Jeweils 20 Prozent des Grundbudgets können für Programmkoordination und Fortbildung einerseits sowie für Sachkosten andererseits verwendet werden.

Schulen, die weniger als vier Stunden pro Woche im Jugendbegleiter-Programm planen, können nicht in das Programm aufgenommen werden.

Falls eine Schule, die bereits im Jugendbegleiter-Programm ist, bei der Rückmeldung am Ende des Schuljahrs für das kommende Schuljahr angibt, weniger als vier Jugendbegleiter-Stunden wöchentlich anzubieten, kommt es zum Ausschluss aus dem Programm.

Zeigt sich im Laufe des Schuljahrs, dass an einer Schule weniger als vier Stunden pro Woche angeboten werden, muss das Jugendbegleiter-Team darüber informiert werden. Die Schule wird daraufhin auf „Stand-by“ gestellt und muss erhaltene Mittel zurückzahlen.

Kann eine Schule in zwei aufeinanderfolgenden Halbjahren nicht mindestens vier Stunden im Rahmen des Jugendbegleiter-Programms anbieten, wird sie vom Programm ausgeschlossen. Erst über eine Neubewerbung kann diese Schule wieder in das Programm einsteigen.

2. Auszahlung des Förderbudgets

Das bewilligte Jahresbudget (Förderbudget) erhalten die Schulen in sechs Raten zu den folgenden Terminen (diese können abweichen, falls ein vom Regelfall abweichender Auszahlungsmodus in zwei Raten bzw. einer Rate gewählt wurde):

  • Mitte September (20 %)
  • Mitte November (20 %)
  • -> Januar: Zwischenabrechnung
  • Mitte Februar (maximal 10 %, abhängig von der Zwischenabrechnung)

  • Mitte März (20 %)
  • Mitte Mai (20 %)
  • -> Juni: Endabrechnung
  • Anfang Juli (maximal 10 %, abhängig von der Endabrechnung, + ggf. Restmittel aus dem ersten Schulhalbjahr)

Die Abrechnungen erfolgen zweimal jährlich, jeweils Ende Januar und Anfang Juni. Zu Beginn des zweiten Halbjahrs werden alle Schulen aufgefordert die geplante Stundenzahl für das zweite Halbjahr zurückzumelden. Die Kategorie und die entsprechende Budgetsumme für das zweite Halbjahr werden entsprechend angepasst.

Bitte senden Sie uns für die Abrechnung keine Einzelbelege zu. Es genügt hier die Bestätigung Ihrerseits, dass Sie die erhaltenen Mittel für die angegebenen Zwecke verwendet haben. Allerdings sind Sie verpflichtet, die Originalbelege zehn Jahre lang aufzubewahren und für eine eventuelle Rechnungsprüfung vor Ort jederzeit verfügbar zu halten. Im Servicebereich finden Sie Vorlagen, die Ihnen die Strukturierung Ihrer Beleg und Unterlagen erleichtern.

Die Formulare zur Abrechnung finden die Schulen in unserem Login-Bereich oder zur Ansicht im Rahmenkatalog, der im Service-Bereich zu finden ist.

Wenn Sie bei der Abrechnung einen Eigenbeleg erstellen möchten, können Sie dies mit folgendem Formular tun: Ausgabenbeleg Jugendbegleiter-Programm Sachkosten, der Ihnen ebenfalls im Servicebereich zur Verfügung steht.

Im Servicebereich finden Sie ebenso Musterformulare für Ihre Abrechnung, die Sie darin unterstützen Ihre Ausgaben im Jugendbegleiter-Programm zu strukturieren. Werden die laufenden Ausgaben im Rahmen des Jugendbegleiter-Programms regelmäßig in die Formulare eintragen, haben Sie fortlaufend einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Budgetmittel im Jugendbegleiter-Programm. Die Nutzung dieser Formulare erleichtert darüber hinaus die im Online-Verfahren zu tätigenden Dateneingaben bei den Zwischen- und Endabrechnungen im Jugendbegleiter-Programm.

Wichtig ist, dass Sie die Grundsätze der Landeshaushaltsordnung Baden-Württemberg beachten. Grundsätzlich gilt: Mittel, die nicht innerhalb von zwei Monaten verbraucht werden, sind unmittelbar an die Jugendstiftung zurückzuüberweisen, da sonst Kontokorrentgebühren erhoben werden müssen.

Die Rücküberweisung erfolgt auf das Konto:

Jugendstiftung Baden-Württemberg
BIC: GENODEF1EK1, IBAN: DE57 520604100003691381
Evangelische Bank Kassel
Verwendungszweck: Ihre "Projekt-ID" und als Stichwort „Rückzahlung JuBe“.

Bitte informieren Sie ggf. Ihren Schulträger zur Anweisung der nicht verbrauchten Fördermittel.

 

3. Mittelabruf

Bewilligte Mittel, die zurücküberwiesen wurden, können mit der Zwischen- oder Endabrechnung, d. h. zur dritten oder sechsten Rate, erneut angefordert werden. Gelder, die zum Stichtag der Endabrechnung im Juni nicht abgerechnet wurden, verfallen unwiderruflich.

Beispiel: Die Schule erhält im September 800 Euro, benötigt aber in den acht Wochen nach Eingang der Mittel lediglich 500 Euro, so überweist sie 300 Euro an die Jugendstiftung zurück. Zu den Auszahlungsterminen im Februar und Juli können diese 300 Euro von der Schule wieder angefordert werden. Werden die 300 Euro aber spätestens mit der Endabrechnung nicht angefordert, so verfallen sie, da das Ende des Förderzeitraums erreicht ist.